Commissions de travail

 

Charte des Commissions

Approuvé par le conseil municipal en date de (4 Mai 2023)

 

  • Le conseil municipal nomme des « commissions ». Ce sont des groupes de travail de personnes, dont au moins un membre du conseil, qui s’engagent dans la durée à prendre en charge certaines tâches, activités et/ou responsabilités.
  • Chaque commission écrit un petit texte qui précise ses activités. Ce texte est revu et approuvé par le conseil municipal. C’est le « mandat » de la commission.
  • Pour chaque commission, le conseil désigne un « référent ». C’est un des membres de la commission (de préférence membre du conseil municipal). Pour interpeller une commission on peut s’adresser au référent. Le référent est garant du fait que la commission se rencontre et avance sur ses activités. Le référent rend compte au conseil.
  • Une commission peut avoir plusieurs sous-groupes avec des taches distinctes. Chaque sous-groupe a son référent propre.
  • Le référent d’une commission soumet à l’acceptation du conseil la composition de sa commission.
  • Chaque commission est autonome dans l’organisation de son travail. La commission décide des méthodes qu’elle applique et des moyens qu’elle met en œuvre pour effectuer sa tâche.
  • Chaque commission présente annuellement un rapport d’activités qui inclut l’évaluation de son fonctionnement.

 

 Liste des commissions de travail recherchant renforcement

TITRE

TACHES

REFERENTS et MEMBRES

Travaux : Drainage et utilisation Eau pluviale

Définir besoin (chemin et lotissement du Teron …)

Obtenir devis

Recherche de financements

Suivi travaux

Ref: Nathalia Cosyns

Mem: JeanMarie Bevort, Thierry Tampon, Aline Bonnaz

Projet Grangeon et autonomie alimentaire

Définir et mettre en œuvre le projet avec les villageois concernés

 

Ref: Caroline Yaffee

Mem:

Bibliothèque

Assurer la pérennité de la bibliothèque :

–          Fédérer les parties prenantes (communes, Terra Méouge …)

–          Etablir et défendre des dossiers de subvention et autres dons

Assurer le fonctionnement au quotidien de la bibliothèque (permanences …)

Ref : Sita Lopez

Mem :Alexia Del Rosario

Lézard Vert

Vérifier le respect du règlement et veiller à l’état du Lézard

Communiquer avec les villageois si besoin

Animer la dynamique du Lézard en été

Ref : Sita Lopez

Mem : Vielajoie

 

Incendie

Maintenir contact avec SDIS05

Vérifier annuellement bon fonctionnement des équipements

Organiser annuellement des exercices incendie avec la population (Village, Beylonne)

Faire vérifier les Extincteurs des bâtiments communaux

Ref : Yves Michel

Mem : Roeland Visscher

 

 

 Liste des commissions de travail opérationnelles sans besoin de renforcement

TITRE

TACHES

REFERENTS et MEMBRES

Entretien Bâtiments Communaux

–          Surveiller l’état et assurer l’entretien des bâtiments et autres constructions municipales :

o   Maintenir un registre de ce qu’il faut faire

o   Faires des petites réparations si possible (par les bénévoles ou l’employé municipal)

o   Sinon, faire appel à des artisans (demander devis, suivi, vérification)

–          Répondre aux demandes de la commission Logement, si des états des lieux (entrée ou sortie) montrent qu’il y a des réparations à faire. Conseiller cette commission sur les montants éventuels à retenir sur la caution)

–          Être l’interlocuteur des locataires en termes d’entretien des bâtiments

Ref : Jérôme Lefebvre,

Mem : Dominique Thommen,

Consultant technique : Thierry Tampon

 

Eau Potable

Surveillance (fréquence 2 fois par mois) des débits et du bon fonctionnement des captages et des équipements (filtre et UV).

Intervenir si urgence (en faisant appel à un artisan – obtenir devis : Eric ; suivre l’intervention de l’artisan)

Faire nettoyage et entretien annuel du réservoir et des équipements (si besoin faire appel à artisan)

Faire le relevé annuel des compteurs des habitants fin Aout (avec employé municipal). Assister secrétariat Mairie pour les factures

Ref : Roeland Visscher

 

Mem : Werner Plompen, Yves Michel, Klaas Bos

Consult : Eric Ballans, Franky, Eywenn Cariou

Forêt

Contact avec ONF

Gérer l’affouage par Matthieu (et les relais au village)

Gérer l’affouage par les villageois individuels
Informer les villageois sur les objectifs des interventions de défrichage

Ref: Jérôme Lefebvre

Mem: Dominique Thommen, Ismérie Comte, Oscar  Macaigne

Consultant technique : Matthieu Fremond

Agricole

Maintenir contact avec les agriculteurs présents sur la commune

Maintenir contact avec la Safer (préemptions, attributions …)

Maintenir contact avec l’ACCA.

Gérer le « canal » (et assurer que l’entretien est bien fait)

Ref: Werner Plompen

Mem: Nathalie De Bruyne, Caroline Yaffee, Gérard Schmitt, Nico Lepine, Franky

Logement et Accueil

·       Répondre à des demandes d’information de personnes extérieures du village

·       Maintenir un inventaire des logements et terrains à construire disponibles (publique ou privé)

·       Evaluer les demandes de locations pour les logements communaux. Proposer au conseil l’attribution des logements disponibles (en appliquant une liste de critères définis)

·       Faire des états des lieux d’entrée et de sortie. En cas de besoin de réparation, voir avec la commission Patrimoine pour que ça soit fait dans les plus brefs délais (et aussi de savoir quel montant retenir sur la caution si besoin). En cas de changement de locataire, faire le relevé des compteurs eau (chaude et froide) et électricité. Transmettre les informations à la Mairie et/ou la commission Eau.

Ref : Claire De Crayencour, Sita Lopez

Mem : Nathalia Cosyns, Nathalie Lacharme

 

 

 

 Liste des responsabilités autre que « commissions »

TITRE

TACHES

REFERENTS et MEMBRES

Suivi Employés Municipaux

–          Encadrer les employés municipaux dans leurs fonctions (liste et calendrier des tâches)

–          Entretien annuel d’évaluation

Ref : Nathalie De Bruyne,

Mem : Dominique Thommen, Nathalia Cosyns

Réseau de chaleur

Surveiller le bon fonctionnement de la chaufferie et le stock de bois de chauffe et de gaz (tâche employé)

Ref : Franky

Mem : Fabien Duperray

 

Travaux Fontaine

Suivre les travaux à la colocation de la Fontaine.

Ref: Nathalie De Bruyne

Mem: Caroline Yaffee –Alexia Del Rosario

 

Travaux: Terrain de basket

Définir besoin

Obtenir devis

Demander subventions

Suivi travaux

Ref: Jérôme Lefebvre, Caroline Yaffee

Travaux : Eau et Incendie Peyres

Définir Dossier de Consultation des Entreprises (avec le bureau d’études)

Lancer appel d’offres et évaluer les réponses

Relater avec les habitants

Demander subventions

Suivi travaux

Ref: Roeland Visscher

Mem: Nathalie De Bruyne, Klaas Bos

COMCOM / Parc des Baronnies

Maintenir contact

Assister à des réunions

Faire avancer le dossier de la Réserve Naturelle Régionale

Communiquer des informations aux villageois

Ref : Caroline Yaffee

Mem : Jérôme Lefebvre

École / Micro-crèche

 

Faire interface avec l’école (primaire)

Faire aboutir le projet de maternelle

Interfacer avec l’Education Nationale

Ref : Nathalie De Bruyne, Caroline Yaffee

 

Teron Bas

Assurer la cohérence architecturale des constructions

Finir d’attribuer les lots

Finir les opérations de vente (notaire)

 

Ref : Nathalie De Bruyne

Mem : Caroline Yaffee

 

Route du cimetière

Finaliser les opérations d’achat (notaire)

Définir adresses

 

Ref : Nathalie De Bruyne,

Mem : Claire De Crayencour

 

Informatique

En coopération avec la rédaction du site internet (Vielajoie) maintenir les informations sur le site internet.

Maintenir le site internet, les listes de diffusion et l’agenda partagée

Ref : Roeland Visscher,

Mem : Dominique Thommen, Alexia Del Rosario

Logement La Fontaine

Être l’interface avec l’association « La Fontaine » pour la gestion

 

Ref : Caroline Yaffee
Mem : Charlotte Reymer, Alexia Del Rosario

Travaux : Fibre optique

Etudier comment permettre le déploiement de la fibre au village sans fils aériens.

Demander des subventions

Suivi des travaux

Communiquer aux villageois

Ref : Nathalie De Bruyne

 

Travaux: Cure

Préparer un dossier pour des travaux de réhabilitation des logements de la cure pour que les travaux puissent être fait en 2024 ou 2025

Définir besoin

Obtenir devis

Demander subventions

Suivi travaux

En Attente